Cierre de proyectos: Lecciones aprendidas

"El fracaso es una gran oportunidad para empezar otra vez con más inteligencia" Henry Ford (1863-1947)

Muchos nos hemos encontrado en la posición de cerrar un proyecto luego de un periodo de arduo trabajo, pero realmente le damos la importancia que se merece esta etapa del proyecto o simplemente nos aseguramos de haber cobrado todo lo que el cliente decidió contratarnos?

Como cualquiera fase del proyecto, el cierre tiene una metodología determinada. El propósito de hacer un cierre del proyecto se basa principalmente en:

• Cumplimiento del alcance del proyecto. Verificar que se ha realizado todo el trabajo que se nos ha contratado, que el mismo ha sido verificado y validado por el cliente.
• Comprobación económica. Debemos asegurarnos que todos los pagos han sido realizados (tanto por parte del cliente como de los proveedores) y que las cuentas han sido conciliadas (hacer balance del presupuesto y reasignar los recursos no utilizados).
• Cierre administrativo. Completar la documentación (a nivel de calidad, medio ambiente, PRL, etc.) y los informes finales, cerrar contratos.
• Evaluación de recursos humanos. Reconocer los esfuerzos individuales y colectivos, evaluar a proveedores, realizar encuestas de satisfacción del cliente, etc.
• Evaluación de las lecciones aprendidas, como medio para poder reconocer los éxitos y errores que se han suscitado durante el desarrollo del proyecto.

Sobre este último punto me gustaría ahondar un poco más, ya que considero que es uno de los aspectos que menos se toman en cuenta a la hora de cerrar un proyecto.

Las lecciones aprendidas de un proyecto pueden definirse como un conjunto de acciones acertadas y acciones erróneas que el equipo ha logrado manejar y sortear durante su realización. Resulta imprescindible que lo que aprendamos de nuestros aciertos y desaciertos se documente, sobre todo las causas que los han producido, de manera que podamos potenciar los aciertos y minimizar los desaciertos. 

Al finalizar el proyecto es recomendable realizar una reunión en la que participen cuantos más “stakeholders” mejor, de manera que el debate enriquezca las conclusiones finales. A continuación os proponemos una primera matriz que puede servir de guía para que todas las personas que han intervenido en el proyecto puedan expresar sus experiencias:

En esta matriz solamente se recogerán las experiencias, que después deberán ser analizadas una por una por todos los miembros del equipo. Probablemente necesitemos algunas preguntas que nos ayudarán a realizar el análisis de las lecciones aprendidas, a continuación os propongo una serie de cuestiones que seguro darán pie al debate:

• ¿El proyecto se encontraba definido de manera clara y concisa?
• ¿El cliente era conocedor del alcance del proyecto y lo había validado?
• ¿Los recursos asignados fueron suficientes?
• ¿El criterio utilizado para asignar los recursos fue el adecuado?
• ¿Cómo valoramos la comunicación durante el proyecto? (interna y externa)
• ¿Cómo fue la relación con los proveedores?
• ¿La planificación que se realizó del proyecto fue adecuada?
• ¿Se dispuso de mecanismos de control para realizar el seguimiento del proyecto?

Finalmente, hemos de recordar que las Lecciones Aprendidas deben ser APLICABLES, VÁLIDAS y SIGNIFICATIVAS; ya que de lo contrario no lograrán aportarnos lo que necesitamos para lograr la mejora continua en el desarrollo de nuestros proyectos.

Muchos estamentos internacionales ven en las Lecciones Aprendidas un instrumento para reforzar las acciones que han dado buenos resultados y corregir las que han producido resultados contrarios, de manera que la experiencia en la ejecución de un proyecto pueda retroalimentar a otras personas en otros países. A continuación os dejo un interesante documento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en el cual se recogen diversas consideraciones sobre las Lecciones Aprendidas. Notas de Lecciones Aprendidas