¿Qué hacer en caso de una auditoría de calidad?

Primeramente me gustaría comentar que esta entrada ha sido motivada por la pregunta de una compañera de un grupo de una red social, en la cual nos solicitaba algunos consejos de cara a una auditoría interna que tendría próximamente. 

Realmente creí que para poder contestar a esa pregunta debía ponerme en su lugar e imaginar cómo me sentiría si me avisaran que, por ejemplo, de aquí a un mes tendría que someterme a una auditoría de seguimiento de calidad. 

Puestos en situación, creo que deberíamos tener en cuenta lo siguiente:

• ANTES DE LA AUDITORÍA

• COMUNICACIÓN DEL ALCANCE. Resulta de suma importancia que se nos haya comunicado el alcance de la auditoría, es decir, los procesos que serán objeto de la misma, para de esta manera poder revisarlos y prepararlos, dedicando todos los recursos disponibles. Recordemos que las auditorías de seguimiento de calidad no tienen por qué abarcar todo el Sistema de Gestión de la Calidad.

• REUNIÓN PREVIA Y PREPARACIÓN. Deberemos reunirnos con todos los responsables de los procesos que serán auditados para comunicarles que deberán revisar todos sus procesos, así como los registros que dependen de ellos y prepararse para la auditoría. Recordemos que la coherencia es muy importante en este punto, hacer en la práctica lo que dijimos que haríamos en la teoría y evidenciar lo que hacemos. Las auditorías no son exámenes, pero debemos prepararnos a conciencia e intentar tener a mano toda la documentación que dependa de nosotros.

• COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. La implicación de la Dirección de la empresa es vital, por lo que deberás asegurarte que un representante de la Alta Dirección de la empresa esté en todo momento durante la auditoría, lo cual evidenciará sin duda alguna su compromiso con el Sistema de Gestión de Calidad.

• DURANTE LA AUDITORÍA 

• ACTUAR CON SEGURIDAD. Es vital para que el proceso de la auditoría se desarrolle a nuestro favor que demos en todo momento una sensación de seguridad y conocimiento de los procesos que se están auditando, recordemos que hemos hecho un arduo trabajo durante mucho tiempo, ahora hemos de demostrarlo.

• RESPONDER SOLAMENTE LO QUE SE NOS PREGUNTA. Es importante este aspecto, ya que a veces podemos caer en contradicciones innecesarias al intentar ampliar demasiado nuestras respuestas. Debemos tener cuidado con este aspecto, nuestras respuestas deberán ser y acorde a lo que se realiza a la práctica en la empresa, de esta manera se podrán tener datos más fiables del funcionamiento de la empresa.

• NO VEAMOS AL AUDITOR COMO UN INQUISIDOR, tratará de darnos todas las herramientas para que podamos mejorar nuestro sistema de gestión de calidad, por lo que deberemos saber encajar las observaciones que nos hagan.

• DESPUÉS DE LA AUDITORÍA

• VALORACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN. Es sumamente importante que a parte del informe de auditoría que recibamos del auditor, le pidamos sus conclusiones finales de forma verbal, de esta manera podremos captar (más allá de un simple informe) sus sensaciones acerca de cómo ha visto nuestro sistema.

• NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES. Las "deficiencias" que el auditor haya encontrado durante la auditoría deberán ser subsanadas em un periodo de tiempo acorde con la naturaleza de las mismas, no intentemos correr a solucionar los problemas antes de diagnosticar con certeza cuáles son las causas que los han producido. Prestemos atención a las observaciones y recomendaciones del auditor que, aunque no son de obligatorio cumplimiento, pueden enriquecer grandemente nuestro sistema.