jueves, 27 de septiembre de 2012

¿Qué hacer en caso de una auditoría de calidad?




Primeramente me gustaría comentar que esta entrada ha sido motivada por la pregunta de una compañera de un grupo de una red social, en la cual nos solicitaba algunos consejos de cara a una auditoría interna que tendría próximamente. 

Realmente creí que para poder contestar a esa pregunta debía ponerme en su lugar e imaginar cómo me sentiría si me avisaran que, por ejemplo, de aquí a un mes tendría que someterme a una auditoría de seguimiento de calidad. 

Puestos en situación, creo que deberíamos tener en cuenta lo siguiente:


  • ANTES DE LA AUDITORÍA



    • COMUNICACIÓN DEL ALCANCE. Resulta de suma importancia que se nos haya comunicado el alcance de la auditoría, es decir, los procesos que serán objeto de la misma, para de esta manera poder revisarlos y prepararlos, dedicando todos los recursos disponibles. Recordemos que las auditorías de seguimiento de calidad no tienen por qué abarcar todo el Sistema de Gestión de la Calidad.

    • REUNIÓN PREVIA Y PREPARACIÓN. Deberemos reunirnos con todos los responsables de los procesos que serán auditados para comunicarles que deberán revisar todos sus procesos, así como los registros que dependen de ellos y prepararse para la auditoría. Recordemos que la coherencia es muy importante en este punto, hacer en la práctica lo que dijimos que haríamos en la teoría y evidenciar lo que hacemos. Las auditorías no son exámenes, pero debemos prepararnos a conciencia e intentar tener a mano toda la documentación que dependa de nosotros.

    • COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. La implicación de la Dirección de la empresa es vital, por lo que deberás asegurarte que un representante de la Alta Dirección de la empresa esté en todo momento durante la auditoría, lo cual evidenciará sin duda alguna su compromiso con el Sistema de Gestión de Calidad.


  • DURANTE LA AUDITORÍA 

    • ACTUAR CON SEGURIDAD. Es vital para que el proceso de la auditoría se desarrolle a nuestro favor que demos en todo momento una sensación de seguridad y conocimiento de los procesos que se están auditando, recordemos que hemos hecho un arduo trabajo durante mucho tiempo, ahora hemos de demostrarlo.

    • RESPONDER SOLAMENTE LO QUE SE NOS PREGUNTA. Es importante este aspecto, ya que a veces podemos caer en contradicciones innecesarias al intentar ampliar demasiado nuestras respuestas. Debemos tener cuidado con este aspecto, nuestras respuestas deberán ser y acorde a lo que se realiza a la práctica en la empresa, de esta manera se podrán tener datos más fiables del funcionamiento de la empresa.

    • NO VEAMOS AL AUDITOR COMO UN INQUISIDOR, tratará de darnos todas las herramientas para que podamos mejorar nuestro sistema de gestión de calidad, por lo que deberemos saber encajar las observaciones que nos hagan.

  • DESPUÉS DE LA AUDITORÍA

    • VALORACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN. Es sumamente importante que a parte del informe de auditoría que recibamos del auditor, le pidamos sus conclusiones finales de forma verbal, de esta manera podremos captar (más allá de un simple informe) sus sensaciones acerca de cómo ha visto nuestro sistema.

    • NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES. Las "deficiencias" que el auditor haya encontrado durante la auditoría deberán ser subsanadas em un periodo de tiempo acorde con la naturaleza de las mismas, no intentemos correr a solucionar los problemas antes de diagnosticar con certeza cuáles son las causas que los han producido. Prestemos atención a las observaciones y recomendaciones del auditor que, aunque no son de obligatorio cumplimiento, pueden enriquecer grandemente nuestro sistema.

sábado, 22 de septiembre de 2012

Hasta aquí podíamos llegar


Muchos nos hemos planteado en algún momento por qué nuestros proyectos fracasan, y es que a veces consideramos “fracaso” todo aquello que no supere nuestras expectativas.

Desde el punto de vista de la calidad, el empresario, debe buscar siempre ofrecer a sus clientes más de lo que ellos han identificado como “necesario”. Por ejemplo, imaginemos que necesito comprar una camisa para una boda; entro a una tienda y la dependienta me sugiere varias opciones, teniendo en cuenta el evento al cual deseo asistir. Al decidirme por una en concreto, ella me indica que tiene varias opciones de corbatas que pueden conjuntar de manera estupenda con la camisa que acabo de comprar (y que todavía no he pagado); me enseña las corbatas y me decido por una. Lo que ha sucedido es que (a parte de ser una buena vendedora) la dependienta seguramente habrá superado mis expectativas, creando una necesidad que yo ni siquiera sabía que tenía y teniendo el producto justo que satisfacía dicha necesidad. Al salir de la tienda, muy probablemente, sienta que he recibido un “servicio de calidad”.

En el ámbito de la dirección de proyectos sucede algo similar con el hecho de satisfacer las necesidades de los destinatarios del proyecto, pero también tenemos que tener en cuenta a todos los que participan en su desarrollo.

Muchas veces nos encontramos que los proyectos provocan desilusiones, desánimo o incluso sensación de impotencia al finalizar, pero seguramente la causa de dichas sensaciones se encuentre en el origen o la forma en la que fue planteado el mismo, es decir, el alcance y los objetivos trazados.

Una de las primeras cosas que tenemos que definir en un proyecto es hacia dónde queremos ir, en definitiva, qué queremos hacer. Esto, que parece realmente sencillo, en muchas ocasiones no lo es tanto. Podemos definir el alcance de un proyecto (de manera muy somera) como todo aquello que se incluye, o que se pretende conseguir con este proyecto, pero también todo aquello que no está incluido. Imaginemos por un momento que estamos diseñando un robot que ayudará a las familias en las tareas del hogar, resulta tan importante incluir en las especificaciones del robot, lo que hace como lo que no hace, a fin de que el proyecto sea un éxito.

Otro aspecto muy importante del alcance, son los llamados “deseables”, es decir, todas aquellas características que supondrán un hecho diferencial que hará que los destinatarios finales consideren que el proyecto ha superado sus expectativas.

En resumen, es muy importante saber hacia dónde queremos llegar con cada proyecto que nos planteemos en nuestra vida profesional, ya sea un proyecto interno o externo.

Os propongo un par de recomendaciones para poder definir correctamente el alcance de nuestro proyecto:

  1. Debemos huir de proyectos demasiado ambiciosos si no tenemos los recursos para llevarlos a cabo.
  2. Analizar los puntos de vista de todas las personas que intervendrán en el proyecto (stakeholders).
  3. Recordar que el alcance forma parte de la triple restricción (Tiempo – Presupuesto – Alcance)

jueves, 13 de septiembre de 2012

Reduciendo nuestros costes en energía



 Todos hemos escuchado que en la actual situación económica mundial, toca hacer ciertos sacrificios. Las empresas buscan incansablemente maneras de disminuir sus costes sin que la calidad de sus productos o servicios se vean afectados, se buscan nuevos proveedores a los cuales se les piden descuentos especiales, se congelan los salarios de los trabajadores, se congelan los gastos en aspectos “no productivos” de las empresas; en fin, los recortes de los que tanto se habla a nivel de la administración pública, están llegando (como era lógico suponer) a la empresa privada.

Pero, y si al recortar, consiguiéramos algún tipo de beneficio a parte del solo hecho de disminuir costes? Definitivamente, si la empresa se plantea una reducción de sus costes energéticos ganarán doblemente; por un lado, contribuirá al saneamiento de sus cuentas; y por otro, a la sostenibilidad del medio ambiente.

Todos hemos escuchado hablar de “apagar las luces cuando no estamos en un despacho” o de “regular la temperatura de los sistemas de climatización”, pues nosotros queremos ir un paso más allá. A continuación os proponemos una optimización de las medidas de ahorro energético que todos conocemos, una vuelta de tuerca que seguramente no nos vendrá mal.
1.       Adecuar los horarios de trabajo haciendo un mejor uso de la luz natural y reduciendo con ello el consumo eléctrico. No nos referimos en este caso solamente a la hora de inicio y final de la jornada laboral, sino a las actividades que realizamos a determinada hora del día. Supongamos que nuestro despacho de arquitectura posee una buena iluminación natural durante el día y tenemos que hacer unos dibujos para presentarle a un cliente la semana que viene, pues, tan simple como hacerlos cuando dispongamos de la mejor iluminación natural y no a las seis de la tarde cuando seguramente tendremos que encender la lámpara de mesa. A qué parece obvio?
2.       Apagar iluminación de fachadas y escaparates, manteniendo solamente la iluminación de seguridad. Nuestros productos y servicios son nuestra mejor carta de presentación, y aunque pensemos que es necesario tener las luces de los escaparates encendidas toda la noche, está comprobado que si pasamos delante de una tienda a las dos de la mañana y vemos una camiseta que nos gusta, en la mayoría de los casos, no volveremos al día siguiente a buscarla. Por otro lado, resulta más atractivo en la mente de los consumidores una buena campaña de marketing que no una exagerada iluminación de una fachada que no aporta ningún valor añadido al producto  servicio.
3.       Apagar luminarias de pasillos de circulación y áreas comunes que no resulten indispensables, así como de las oficinas fuera de horas laborables. Definitivamente la mejor opción para poder cumplir con esta recomendación son las luces de posicionamiento, tan simple como que se enciendan cuando estás y cuando no estás se apaguen. En el mercado existen interesantes soluciones que incluyen la programación del encendido y apagado de las mismas.
4.       Utilizar bombillas y fluorescentes de bajo consumo o de tecnología LED. Se ha podido comprobar el importante descenso de la factura de la luz solamente con cambiar el tipo de luminarias que posee una oficina, no sólo por el consumo eléctrico (una bombilla LED consume entre 5 veces menos que una incandescente, 4 veces menos que una halógena, y la mitad que una de bajo consumo) http://www.bombillasbajoconsumo.com/iluminacion_bajoconsumo/lamparas_led/comparativa_led.html, sino que también repercuten directamente en la disminución de los costes de mantenimiento, su durabilidad es superior. Hacemos una inversión hoy pensando en el futuro?
5.       Revisar cada uno de los puestos de trabajo para determinar la cantidad de luminarias realmente necesarias dependiendo del tipo de trabajo que se realiza. Es muy común que en las oficinas se tienda a la uniformidad de la iluminación, pero es esto realmente necesario? No sería mejor dar a cada quien lo que necesita?
6.       Desenchufar aparatos que utilicen transformadores o tecnología “stand by”, tales como teléfonos celulares, televisores, radios, microondas, etc. Es necesario que todo esté preparado en todo momento para cuando queramos utilizarlo? Un estudio de la Agencia Internacional de la Energía, asegura que “en la mayoría de los hogares el consumo de energía derivado de mantener los aparatos en standby supone entre un 5 y un 10% del total de la energía consumida, mientras que en oficinas supone una cantidad mucho más significativa”.
7.       Programar el encendido/apagado de los sistemas de climatización para que funcionen de 24oC a 26oC en verano y de 19oC a 21oC en invierno. Alguien ha tenido algún problema con la climatización de su oficina en primavera u otoño? A que no, entonces qué nos pasa en invierno y verano? Es que no podemos llegar a una temperatura de confort en la que nos sintamos medianamente a gusto? Parece que cada vez que el invierno y el verano hacen su entrada, estamos dispuestos a ignorar a nuestro pequeño amigo el termostato.
8.       Evitar la filtración de aire haciendo que las puertas y las ventanas cierren correctamente. En relación con el punto anterior, la eficiencia energética también se refiere al máximo aprovechamiento de los recursos, de qué nos sirve tener el aire acondicionado a 18oC en verano si el confort que debería aportarnos se escapa por todas las ventanas y las puertas? O si el sistema de calefacción no ha sido dimensionado de acuerdo a la distribución real de los despachos dentro de las oficinas, alguna vez hemos hecho la prueba de sectorizar un poco más las grandes salas llenas de cubículos?
9.       Utilizar en ordenadores y portátiles, protectores de pantalla y fondos de pantalla con colores oscuros. Alguien recuerda que los primeros protectores de pantalla eran un fondo negro con un texto súper dinámico que se movía de lado a lado?, en qué momento dejamos esto para poner todas las fotos de nuestras vacaciones en Tailandia? Pues debemos saber que el consumo de la pantalla (uno de los componentes que más energía gasta de todo el ordenador) está directamente relacionado con la intensidad de los colores que debe proyectar. A partir de ahora, se acabaron las exposiciones fotográficas, os propongo poner un fondo negro con un texto que diga “vuelvo en 5 minutos” (aunque sepamos que esto tal vez no sea del todo cierto)
10.   Utilizar equipos cuya eficiencia energética esté certificada por organismos acreditados. Ya sé que algunas personas pueden pensar, me estás diciendo que ahorre gastando en equipos nuevos?, pues sí, ya que los equipos que actualmente tenéis en vuestros despachos puede que sean tan antiguos que consuman más energía que unos nuevos, es más, en muchos casos, con lo que nos ahorramos en consumo energético, los nuevos equipos quedan amortizados en muy poco tiempo.


Un punto a parte y que puede aplicarse a todos los equipos e instalaciones de que dispone nuestra empresa es el hecho de realizar un mantenimiento preventivo de acuerdo con las recomendaciones de los instaladores o fabricantes. Hemos de esperar a que los sistemas o equipos se estropeen para además de gastar en la reparación, pasarnos unos meses consumiendo más recursos energéticos?
Al igual que os propusimos en el artículo de la semana pasada, debemos comenzar por algo, puede ser apagando la luz cuando no estamos en la oficina, utilizando los sistemas de climatización en una temperatura confortable, o adquiriendo equipos con certificado de aprovechamiento energético, pero comencemos por algo.
Para finalizar este artículo, os recomendamos la siguiente dirección:  http://www.officinaseficientes.es/, en donde podréis completar un pequeño cuestionario interactivo los usuarios pueden ver el dibujo de una oficina normal, con los aparatos y la estructura más corrientes, ordenadores, impresoras, otros electrodomésticos como microondas o frigoríficos, aparatos de aire acondicionado, radiadores para la calefacción, ventanas, bombillas... Pinchando en cada uno de estos objetos el programa os hará una serie de preguntas para valorar si el consumo energético que se hace es eficaz, y qué medidas o acciones pueden favorecerlo. También os recomendamos la siguiente guía con consejos útiles para disminuir el consumo energético en la oficina: http://www.officinaseficientes.es/docs/guia_OFF.pdf

jueves, 6 de septiembre de 2012

Reciclando en la oficina



Desde hace varias décadas el tema del reciclaje ha ido ganando adeptos en la sociedad española; en algunas personas, debido a su manifiesta concienciación medioambiental; en otras, porque han sabido identificar una nueva fuente de ingresos o de reducción de costes; y finalmente, a otras no les ha quedado más remedio que cumplir con la legislación vigente por temor a sanciones administrativas.

El caso es que a nivel doméstico tenemos muy claro que hay que reciclar, pero a nivel laboral? Tal vez sea bueno pensar en algunas razones para hacerlo también en la oficina.
  •  Se disminuye del volumen de residuos generados, lo cual también disminuye los costes de la gestión de dichos recursos (transporte, tratamiento y disposición final).
  • Se minimiza la contaminación del planeta, ya que al separar nuestros residuos evitamos que se acumulen en ríos, orillas, acantilados y barrancos.
  • Se disminuye la utilización de materias primeras para la fabricación de nuevos objetos.

Las tres principales razones que hemos aportado para reciclar en la empresa, de la misma manera que lo hacemos en nuestra vida particular, repercuten directamente en una disminución de los costes de la empresa, ya sea por una disminución de los costes de gestión de residuos, o por el ahorro en la compra de nuevos productos.


Un acierto seguro es comenzar por el reciclaje de papel.


A la hora de decidir reciclar en nuestra empresa hay que tener claro por dónde comenzar y cómo hacerlo. Una de las prácticas que ha tenido mayor éxito  es centrar la primera campaña de reciclaje y reutilización en el papel y el cartón. Actualmente el reciclaje de este material está ampliamente interiorizado en la sociedad española, de hecho, en el último informe de Reciclaje al día, 4,6 millones de toneladas de papel y cartón usado fueron recuperadas para su reciclaje (el 71,9% del total de papel y cartón consumido), 5,1 millones de toneladas de papel usado fueron recicladas por la industria papelera española, en cabeza del reciclaje Europeo solo detrás de Alemania.

Es por esto que el reciclaje de papel, es probablemente el que más extendido se encuentra en las empresas. Para optimizar al máximo su recuperación para un posterior reciclaje, es recomendable que el lugar para disponer los residuos de papel esté lo más cerca posible de las mayores fuentes de generación de papel en las oficinas (fotocopiadoras e impresoras).

En Cataluña, las empresas que generan gran cantidad de papel deben ponerse en contacto con empresas colaboradoras de la Agència de Residus de Catalunya para contratar directamente un servicio de recogida y recuperación privado, a fin de no colapsar los contenedores públicos.

Otro aspecto importante acerca del reciclaje del papel radica en la disminución de su utilización, aprovechando las  ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías, acostumbrándonos a utilizar documentos electrónicos y digitales.


Algunas recomendaciones para el reciclaje y la reutilización de papel y tinta.


  • Utilizad el correo electrónico para el envío de comunicados, notas informativas y documentos que no sean confidenciales.
  • Digitalizad los documentos y archive electrónicamente. Esto reducirá  el consumo de papeles y también ahorrará espacio.
  • Editad o corregid los documentos en el ordenador y no en papel, imprimiendo solamente la copia final.
  • Utilizad el tablón de anuncios para informar sobre los comunicados.
  • Fotocopiad en ambos lados del papel y/o en modo de reducción.
  •  Utilizad equipo de uso eficiente de energía y materiales, por ejemplo, impresoras que impriman a doble cara y que economicen tinta.

Algunas recomendaciones para el reciclaje y la reutilización de otros materiales.



  • Sustituir los cartuchos desechables de las impresoras por recargables.
  • Utilizar pilas y baterías que se puedan volver a cargar en cámaras y portátiles.
  • Utilizar bombillas de bajo consumo, las cuales gastan menos energía y tienen mayor durabilidad.
  • Comprar mobiliario de oficina que haya sido fabricado con materiales respetuosos con el medio ambiente.


La campaña de reciclaje en la empresa


Como ya hemos comentado anteriormente, el reciclaje en casa está cada vez más extendido en la sociedad española, por ello, debemos aprovechar este nivel de conciencia social para ir introduciendo los mismos conceptos de reducción, reutilización y reciclaje en el ámbito laboral.

A la hora de iniciar una campaña de reciclaje en la empresa debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
  1. Decidir qué es lo que vamos a separar. Puede resultar interesante iniciar por aquellos residuos que más se producen en la empresa, de esta manera es más posible que el impacto inicial sea mayor y que no se convierta solamente en un capricho de los jefes, sino que todos los trabajadores vean de manera muy rápida y sin lugar a dudas los resultados de su esfuerzo.  Son muchas las cosas que podemos reciclar o reutilizar en una empresa, por ejemplo: papel, cartón, latas, botellas de plástico, toners de impresora, teléfonos móviles, cables, basura orgánica para hacer compost, etc., todo dependerá del tipo de empresa en la que nos encontramos.
  2. Diseñar una logística que permita la fácil disposición de los residuos. Se deberán buscar contenedores idóneos y un sitio en el que sea fácil disponer los residuos. Esto hará que todos los trabajos no vean que el reciclaje representa para ellos un sobreesfuerzo. De igual manera los residuos deberán ser gestionados por los servicios municipales, la empresa de limpieza o servicios privados de recogida, autorizados en todo momento para tal fin.
  3. Designar un a una persona responsable de entre los propios trabajadores y conseguir la mayor implicación por parte de la dirección de la empresa. En empresas grandes ha dado muy buen resultado realizar pequeños concursos por departamentos, con incentivos a los que logren un mayor volumen de residuos recuperados.
  4. Analizar el resultado de la campaña es muy importante, ya que siempre podremos proponer mejoras al sistema planteado originalmente.


Todos podemos encontrar la manera de reducir, reutilizar y reciclar una gran cantidad de materiales en la oficina, sólo es cuestión de que nos lo propongamos y hagamos un pequeño esfuerzo, con el tiempo, tendremos muchos de éstos hábitos interiorizados y serán parte de nuestra forma de trabajar.

Para más información sobre la recogida selectiva de residuos en Cataluña, puedes contactar con la Agència de Residus de Catalunya (Tel. 93.567.33.00. C/ Doctor Roux, 80. 08017 Barcelona) www20.gencat.cat/portal/site/arc