Muchos nos hemos planteado en
algún momento por qué nuestros proyectos fracasan, y es que a veces
consideramos “fracaso” todo aquello que no supere nuestras expectativas.
Desde el punto de vista de la
calidad, el empresario, debe buscar siempre ofrecer a sus clientes más de lo
que ellos han identificado como “necesario”. Por ejemplo, imaginemos que
necesito comprar una camisa para una boda; entro a una tienda y la dependienta
me sugiere varias opciones, teniendo en cuenta el evento al cual deseo asistir.
Al decidirme por una en concreto, ella me indica que tiene varias opciones de
corbatas que pueden conjuntar de manera estupenda con la camisa que acabo de
comprar (y que todavía no he pagado); me enseña las corbatas y me decido por
una. Lo que ha sucedido es que (a parte de ser una buena vendedora) la
dependienta seguramente habrá superado mis expectativas, creando una necesidad
que yo ni siquiera sabía que tenía y teniendo el producto justo que satisfacía
dicha necesidad. Al salir de la tienda, muy probablemente, sienta que he
recibido un “servicio de calidad”.
En el ámbito de la dirección de
proyectos sucede algo similar con el hecho de satisfacer las necesidades de los
destinatarios del proyecto, pero también tenemos que tener en cuenta a todos
los que participan en su desarrollo.
Muchas veces nos encontramos
que los proyectos provocan desilusiones, desánimo o incluso sensación de
impotencia al finalizar, pero seguramente la causa de dichas sensaciones se encuentre
en el origen o la forma en la que fue planteado el mismo, es decir, el alcance
y los objetivos trazados.
Una de las primeras cosas que
tenemos que definir en un proyecto es hacia dónde queremos ir, en definitiva, qué
queremos hacer. Esto, que parece realmente sencillo, en muchas ocasiones no lo
es tanto. Podemos definir el alcance de un proyecto (de manera muy
somera) como todo aquello que se incluye, o que se pretende conseguir
con este proyecto, pero también todo aquello que no está incluido.
Imaginemos por un momento que estamos diseñando un robot que ayudará a las
familias en las tareas del hogar, resulta tan importante incluir en las
especificaciones del robot, lo que hace como lo que no hace, a fin de que el
proyecto sea un éxito.
Otro aspecto muy importante del
alcance, son los llamados “deseables”, es decir, todas aquellas características
que supondrán un hecho diferencial que hará que los destinatarios finales
consideren que el proyecto ha superado sus expectativas.
En resumen, es muy importante
saber hacia dónde queremos llegar con cada proyecto que nos planteemos en
nuestra vida profesional, ya sea un proyecto interno o externo.
Os propongo un par de
recomendaciones para poder definir correctamente el alcance de nuestro
proyecto:
- Debemos huir de proyectos demasiado ambiciosos si no tenemos los recursos para llevarlos a cabo.
- Analizar los puntos de vista de todas las personas que intervendrán en el proyecto (stakeholders).
- Recordar que el alcance forma parte de la triple restricción (Tiempo – Presupuesto – Alcance)
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